Medarbetarsamtal i distanstider Distansarbete blir i allt högre grad en norm och som arbetsgivare behöver du anpassa dina utvecklings- och lönesamtal efter nya förutsättningar. Något som är viktigt att tänka på är att telefon, e-post- och textkommunikation saknar de nyanser som dialog ansikte mot ansikte har. Därför är det särskilt viktigt att du förbereder dig väl inför samtalen med dina medarbetare under distansarbete. Här kommer 6 enkla tips för dig som behöver genomföra dina medarbetarsamtal på distans. 1. Lugn och personlig miljö Förutsättningarna för bra utvecklingssamtal är desamma online som för fysiska möten, se till att ni båda sitter i en god miljö för samtalet. En lugn plats gör också att det känns mer naturligt att aktivera videoanslutningen, och så undviker man onödiga bakgrundsljud. 2. Tidpunkt Välj en tidpunkt då ingen av er kommer hastande från ett annat möte eller är på väg till nästa. Samtal på distans är mindre beroende av tid och plats och är därför ännu enklare att ordna utifrån den anställdes behov och önskemål. Vissa föredrar ett mer ordnat och systematiskt samtal, andra vill prata mer öppet och fritt. Ge samtalspartnern möjlighet att påverka tidpunkten, längden och innehållet i samtalet. 3. Dokumentation och återkoppling Förbered gärna ett formulär inför mötet. Du som leder samtalet kan fylla i svaren som relaterar till dina förväntningar och mål på förhand, sedan kan ni ha dialogen om varje punkt för att därefter överlåta till medarbetaren att själv fylla i sina svar efter reflektion kring er dialog. Din roll blir att finnas som bollplank och coach och låta medarbetaren själv komma fram till svaren. Här får du också möjlighet att jämföra och se om dina förväntningar och mål matchar det som sägs i samtalet och dokumenteras av medarbetaren efter. Just detta är något som du kan återkoppla kring, hur pass nära befinner ni er i era förväntningar som chef och medarbetare och varför skiljer sig er syn i vissa aspekter? 4. Jämlik dialog Samma grundregler för ett bra utvecklingssamtal gäller även när det förs online, samtalet ska vara personligt, konsekvent, rättvist, datadrivet och framåtblickande. Även om tekniken erbjuder nya möjligheter, är det viktigt att inte glömma bort dynamiken i tidigare samtal. Var uppmärksam på hur samtalet löper och vem som tar mest plats. En person som är van vid att samtala på distans kan lätt ta över samtalet och lämna för lite utrymme för de mer oerfarna. Se till att ge den andra parten tillräckligt med utrymme att bidra. Eftersom sociala signaler är svårare att uppfatta när man inte möts fysiskt är det viktigt att verkligen uppmuntra den andra parten att aktivt delta i samtalet. 5. Ett möte med avsikt Ibland tenderar deltagarna att börja möten utan att ha aktiverar sina videoanslutningar. Det kan bero på att det har blivit en vana i organisationen, på att internetuppkopplingen är dålig eller på att deltagarna inte gärna visar upp sig i hemmaklädsel och rufsigt hår. Men samtalet känns mer personligt om man ser varandra, så uppmuntra gärna alla att använda video. 6. Nya tider- nya fokusområden Det finns en del punkter som kan behöva föras dialog kring gällande hemarbete. Hur upplever medarbetaren sin arbetsmiljö, stress och isoleringen från kollegor och kunder? Hur upplever dina medarbetare att de mår och vad anser de känns bättre samt mer utmanande med de förändrade arbetsförhållandena? Tips: Låt medarbetare föreslå tid för ert samtal och skicka en dagordning inför mötet för att förtydliga punkter som du vill föra dialog kring. Detta ger även signaler om din förväntan på ett aktivt deltagande från medarbetare. Skicka en vänlig påminnelse redan innan om att mötet kommer att ske i videokonversation och att du gärna ser att kameran är påslagen. Frågan kvarstår dock , hur påverkar de förändrade omständigheterna bedömningen av dina medarbetare och hur skapar du förutsättningar för att de skall lyckas uppnå sina mål? Det är inte helt enkelt, det förstår vi. Hör av dig till oss om du vill ha hjälp med att förbereda och utvärdera dina medarbetarsamtal. Vårt HR-team har erfarenhet och hjälper gärna till.
|
RSS-flöde
